soportes contables

soportes contable

1. Recibo de caja
2. Recibo de consignación
3. Comprobante de deposito 
4. Factura de venta
5. Requisito de la factura 
6. Documentos equivalentes 
7. Factura de venta de mercancía 
8. Factura de venta a mercancía a crédito
9. Concepto de tarjeta de crédito
10. Consignación de comprobante de venta
11. Cheque

Que son:Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Para que sirven: sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Ejemplos:

recibo de caja:El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

1. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)

2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo (se coloca con mayúscula inicial)

3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011

4. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)

5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago

6. valor del pago recibido

7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago

8. se coloca el valor en letras

9. motivo por el cual se recibió el pago

10. número del cheque con el que se recibió el pago

11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)

12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera

13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 10, 11 y 12)

14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)

15. nombre de la cuenta

16. valor por el cual se recibe el pago

17. valor por el cual se vendió la mercancía

18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello

19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria

recibo de consignación:Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

1. Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del recibo de consignación, en la sección de "Efectivo".

1. PRIMERO.

1. PASOS PARA DILIGENCIAR.

1. Relaciona cada cheque por separado en las líneas debajo de la sección de "Efectivo". ...

Escribe la fecha en el campo correspondiente.

Comprobante de deposito:Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Paso 1:
Ingresar a la página web del Censo que el Dane activó desde este martes, allí encontrará el enlace hacia el eCenso.Paso 2:Crear una cuenta de acceso. A través del correo electrónico será confirmado el usuario y contraseña.Paso 3:Realizar el diligenciamiento de todas las preguntas de las cuatro secciones: Ubicación, Vivienda, Hogar y Personas.Paso 4:Una vez terminado el diligenciamiento de la información, finalizar el formulario.Paso 5:Recibirá por correo electrónico el código y la constancia de diligenciamiento.Paso 6:Podrá descargar la versión del formulario en el computador de quien lo diligencia y completarlo sin necesidad de conexión permanente a internet.Paso 7:Una vez cumplido el proceso, se debe subir el formulario a la web del Censo y enviarlo.Para diligenciar el eCenso, es necesario contar con un correo electrónico activo, pues éste será el usuario de ingreso y el medio de contacto.

Factura de venta:La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

• 0. Presentación

• 1. Glosario de términos para empezar a facturar

• 2. ¿Cómo Facturar?

• 3. Tipos de factura

• 4. La factura simplificada

• 5. Cómo facturar a clientes extranjeros

• 6. Cómo facturar por cooperativas de trabajo asociado

• 7. Facturar con IRPF e IVA

• 8. Cómo facturar suplidos y gastos reembolsables

• 9. Factura electrónica

• 10. El Albarán

• 11. ¿Cómo y cuándo utilizar una factura rectificativa?

• 12. Facturar sin ser autónomo

• 13. Facturar a Canarias, Ceuta y Melilla ¿con o sin IVA?
• 
  
• Requisito defactura:
• Las facturas deben ser numeradas. ...
• La fecha de su expedición.
• El nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal (NIF) atribuido por la Administración Tributaria Española.
• 
• Ingrese al portal www.dian.gov.co.
• Para utilizar los servicios en línea es necesario realizar el proceso de verificación del sistema, haciendo clic en otros servicios y en la opción “Verificar su sistema para firma”.
• El sistema verifica que se cumpla con los requisitos mínimos para la realización del procedimiento de firma.
• Autenticación
• Se debe autenticar ingresando la cuenta de usuario registrada. El proceso de autenticación implica que la DIAN tiene previo conocimiento sobre la persona que ingresa al portal y del tipo de servicios disponibles para ella. Para ingresar a los servicios se debe tener una cuenta de usuario creada y habilitada.Para consultar la información relacionada con la creación y habilitación de la cuenta de usuario se debe ver la cartilla Habilitación de cuenta para acceso a los Servicios en línea de la DIAN.
• Dé clic en Usuarios Registrados, ingrese los datos de su cuenta de usuario registrado en los servicios en línea de la entidad, seleccione a nombre propio si es persona natural, o NIT si es persona jurídica, según el caso.
• Una vez registrada su información, en la pantalla del menú inicial seleccione la opción Numeración de facturación. Cabe recordar que para solicitar la numeración de facturación debe tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio.
• Dé clic en la opción de Numeración de facturación; una vez se despliegue el menú se seleccionaSolicitar numeración de facturación.
• El sistema generará un aviso, información del contribuyente y recordatorio de vencimiento, siga las instrucciones.
• En el siguiente pantallazo verá si tiene autorizaciones próximas a vencer.
• Solicitud de numeración de facturación
• Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos.
• Para realizar el trámite de autorización, el sistema le indica que debe registrar los datos de una cuenta bancaria del obligado a facturar para continuar con la solicitud.
• Digite la entidad financiera, de clic en consultar, elija el tipo de cuenta, ahorros o corriente, y registre el número de cuenta.Para finalizar exitosamente, dé clic en Autorizar Cuenta.
• El siguiente paso es la solicitud de un nuevo rango o ampliación de un rango consecutivo existente de numeración de facturación. Los obligados a facturar que posean más de un establecimiento, sede, oficina o lugares donde desarrolle su actividades económicas, deberán indicar para cada uno de ellos prefijos numéricos, alfabéticos, alfanuméricos, los cuales no debe exceder más de 4 dígitos.
• Se debe elegir la modalidad para emitir las facturas:
• Factura por talonario o papel: pre impreso por medios litográficos o tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar conforme los requisitos legales de la factura.
• Factura por computador: emitida por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras, la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, etc.
• Factura pos: máquina registradora de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
• Para este ítem, el nombre establecimiento carga de manera automática, conforme los que tenga inscritos en la hoja 6 del RUT.
• Una vez registrada la información de prefijo, rango desde, rango hasta, tipo de facturación y establecimiento(s), se desplegarán tres opciones:
• Agregar: cuando la información fue plasmada correctamente.
• Limpiar: si debe realizar cambios a la información o corregirla.
• Salir: si se desiste del trámite.
• Una vez registrada la información dé clic en agregar. Aparece un resumen de dicha información. Si la información es correcta se generará el formato 1302 en borrador.
• Ahora, si al verificar la información esta posee errores o se debe editar podrá devolverse para hacer los cambios respectivos.
• Aparece una pantalla que le permite ver el documento y posteriormente aceptarlo.
• Verifique que los rangos registrados sean correctos conforme a la solicitud.
• Al dar clic en Aceptar, nos habilita el botón “Definitivo”.
• Formatos 1302 y 1876
• Una vez se da clic en la opción Definitivo, aparece un recuadro para firmar el formato 1302. Se adjunta el mecanismo digital y contraseña.
• Seguidamente, en la pantalla se muestra si el cliente es nuevo para seleccionar el tamaño económico; elegir la opción de acuerdo al tamaño de la sociedad y luego aceptar.
• En la siguiente pantalla se visualiza el formato 1302. Si da clic en Aceptarlo remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que firme el formato 1876“Autorización de numeración de facturación”.
• Se visualiza el formato 1302 en definitivo.
• Al dar clic en Aceptar, remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Dé clic en Firmar.
• Una vez se da clic en la opción Firmar, aparece el recuadro para firmar el formato 1876.
• Una vez firmado el documento se genera elformato 1876 “Autorización numeración de facturación”.
• La DIAN limitará la vigencia y cantidad de numeración de facturación según el artículo 684-2 del ET y la Resolución 000055 de 2016, con base en parámetros de volumen de operaciones, patrimonio, actividad económica, establecimientos, etc.
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• Documentos equivalentes:
• Los tiquetes de maquinas registradoras
• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
• Los tiquetes de transporte.
• Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
• Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.
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• 1. Aliste la documentación necesaria
• El interesado deberá diligenciar la solicitud de numeración de facturación, esto es el formulario 1302, y llenar los campos dependiendo si la solicitud que está tramitando es la autorización de la numeración o la habilitación de la numeración, la modalidad de facturación y el prefijo, es decir, el consecutivo que llevará a factura:
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• Pasos para autorizar o habilitar la numeración de las facturas ante la DIAN
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• Adicionalmente, el obligado a facturar deberá presentar el original de la cédula de ciudadanía, y en caso de que actúe mediante apoderado, el poder original otorgado para realizar este trámite junto con la cédula de ciudadanía del apoderado.
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• Es importante tener en cuenta que si el obligado a facturar opta por expedir facturas electrónicas, e informó en debida forma el inicio de las operaciones con factura electrónica, debe solicitar autorización de numeración para expedir facturas electrónicas, diligenciando el formulario 1301.
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• 2. Agende la cita para realizar el trámite.
• Para realizar el trámite es necesario agendar una cita para ser atendido en la DIAN; la solicitud de la cita puede hacerse de manera telefónica y virtualmente, ingresando al portal web en la opción Sistema de Agendamiento virtual de citas de la DIAN, en donde le aparecerá la siguiente pantalla:
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• Pasos para autorizar o habilitar la numeración de las facturas ante la DIAN
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• Si se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá seleccione “Solicite citas para la ciudad de Bogotá”; si se encuentra en otra ciudad, seleccione la opción “Solicite citas para demás ciudades”.
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• 3. Radique la documentación.
• Para radicar la documentación necesaria deberá dirigirse a la oficina de la DIAN a la división o Grupo de Gestión de Asistencia al Cliente, en la fecha y hora en la cual quedó agendada la cita. La radicación de los documentos también se puede realizar mediante correo certificado.
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• 4. Reclame la Resolución de autorización (Resolución de Facturación)
• “la autorización o habilitación de la numeración para facturación se obtiene en quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual se radicó la solicitud”
• Recuerde que la autorización o habilitación de la numeración para facturación se obtiene en quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual se radicó la solicitud; para reclamar la Resolución de autorización deberá acercarse a la División de Gestión de Asistencia al cliente una vez se cumplan los 15 días hábiles.
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• En caso de que no se reclame directamente en el punto de atención, deberá esperar que la resolución de autorización le sea enviada por correo certificado dentro de los 15 días hábiles siguiente a la presentación de la solicitud. Para ello, no es necesario presentar ningún soporte, pues la institución se encarga de verificar que el interesado cumpla con los requisitos necesarios para la correcta realización del trámite.
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• 5. Solicite mecanismo de firma digital (Facturación electrónica)
• Si la solicitud se hizo para numeración de factura electrónica, el obligado debe solicitar el mecanismo de firma digital (en caso de que no lo tenga), y, posteriormente, solicitar la clave técnica por medio de los servicios informáticos electrónicos dispuesto por la entidad en el portal.
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• Factura de venta de mercancía:
• Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
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• Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.
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1. Fecha de su expedición.

• 2. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• 3. Valor total de la operación.
• 4. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• 5. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
• Image by Tom Mooring
• Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617
• Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo
• Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
• Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

Factura de venta a mercancia a credito:El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

Configura tu facturación! Si estás obligado a facturar, antes de completar este paso, debes

tener lista tu resolución de facturación por computador para configurarla en Alegra. En el

recuadro “Numeraciones”, en la sección “Numeración para facturas de venta”, completa la

información de tu Resolución de Facturación por Computador otorgada por la DIAN y la

información de tu numeración. Desde el recuadro “Facturación”, en el vínculo “Datos Generales”

configura los Términos y condiciones de tus facturas, si deseas puedes activar la opción para

reflejar el valor en letras; también puedes elegir tu diseño de factura en el recuadro “Facturación”,

en el vínculo “Plantillas”.

● ¡Configura tus retenciones e impuestos! Define los tipos de retenciones e impuestos que

aplican en tu sistema desde los recuadros específicos para estas funciones. Puedes activar las

retenciones sugeridas en las facturas desde el recuadro “Facturación”, en el vínculo “Plantillas”.

● ¡Configura tus términos de pago! En el recuadro “Términos de pago”, puedes definir los

parámetros de vencimiento de tus facturas de venta.

● ¡Configura los usuarios de tu sistema! En el recuadro “Usuarios”, tú como administrador

puedes gestionar las cuentas de otros usuarios que acceden a Alegra.

● ¡Configura los datos de tu empresa! En el recuadro de “Empresa”, carga el logotipo de tu

negocio para que aparezca en tus facturas y comprobantes. También puedes configurar la

información general de tu empresa. Si perteneces al régimen simplificado puedes configurar

la expedición de cuentas de cobro o facturas de venta. Si perteneces al régimen común,

siempre generarás facturas de venta. Adicionalmente puedes activar la opción de multimoneda

si utilizarás varias monedas, luego podrás crear las que necesites desde el nuevo recuadro

“Monedas”.

● ¡Configura los correos que envías a tus contactos! Desde el recuadro “Notificaciones”

gestiona los correos que llegarán a tus clientes para notificar el vencimiento de sus facturas y los

documentos que generas. En el vínculo “Notificaciones” personaliza los correos de vencimiento de

facturas y en el vínculo “Plantillas de correos” personaliza los de envío de documentos.

Consepto de tarjeta de credito:

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

Comprobante de venta con tarjeta de crédito - Soportes contables internos y externos

En el presente manual te guiaremos para realizar tu pago mediante Tarjeta de Crédito o Débito, por favor sigue los siguientes pasos: 1. Una vez que realices tu preinscripción, nuestro sistema te hará llegar en correo electrónico el link para efectuar tu pago total con tarjeta de crédito. Este correo te muestra el monto total a pagar y el link para envío de tu comprobante. La siguiente imagen te lo muestra.

Consignación de conservante de venta:El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.  

paso a paso.

Cheque:Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”. 

1

Escribe la fecha en la línea que se encuentra en la esquina superior derecha. En este lugar habrá un espacio en blanco al lado o encima de la palabra: "Fecha".

1. 2
   Escribe el nombre del receptor. Escribe el nombre de la persona o la empresa a la que le vas a entregar el cheque junto al texto: "Páguese a la orden de". Si se trata de una empresa y no sabes exactamente su nombre, asegúrate de conseguir dicha información antes de escribir el cheque. También puedes hacer un cheque a nombre de "dinero en efectivo", aunque debes tener cuidado, ya que cualquier persona podrá cobrarlo.
   

   • Si vas a escribirle el cheque a una persona, incluye sus nombres y apellidos completos.
   • Si vas a darle el cheque a una organización, escribe su nombre completo. No uses acrónimos, a menos que tengas un permiso explícito.
2. 
   

   
   3
   Escribe la cantidad del cheque a la derecha del símbolo de la divisa. Escribe la cantidad exacta, usando números enteros y centavos. Por ejemplo, si vas a entregar un cheque por veinte dólares, escri
   
   

   
   4
   Escribe el valor del cheque en letras debajo del texto: "Páguese a la orden de". Asegúrate de escribir los centavos (si el cheque los tiene) o poner "un signo de número" al final de la cifra para que ninguna persona le pueda aumentar la cantidad. Si vas a entregar un cheque por $ 20,00, puedes escribir: "Veinte dólares y 0/100 centavos", "Veinte dólares#" o simplemente "Veinte" con una línea horizontal que vaya desde el final de la cifra en letras hasta el final del espacio para escribir.
3. 5

   Firma el cheque en la línea que se encuentra en la esquina inferior derecha. El cheque no tendrá validez si no le pones tu firma.
4. 6

   Diligencia la sección de memorando que se encuentra en la esquina inferior izquierda del cheque. A pesar de que esta parte del cheque es opcional, puede ser útil para escribir una nota dirigida a ti mismo o al receptor para recordar el destino de los recursos. Por ejemplo, puedes escribir: "Para el pago del arriendo del mes de mayo", si vas a usar el cheque para ese fin. Muchas empresas o arrendadores solicitan que proporciones información adicional en la sección de memorando. Algunas compañías te pedirán que escribas tu número de identificación en dicho espacio. De igual forma, si vas a pagar el arriendo de tu apartamento con un cheque, deberías escribir su número en la sección de memorando.
5.